Heb je ervaring als secretaresse en neem je anderen graag werk uit handen? Ben je proactief en niet bang om verbeteringen aan te dragen? Wil jij je steentje bijdragen aan een goede en soepele samenwerking binnen de afdeling Pension Strategy en het secretariaat van Ortec Finance? En sta je ervoor open om afwisselend in Rotterdam en Amsterdam te werken? Lees dan snel verder want wij zoeken een enthousiaste en daadkrachtige secretaresse (32-40 uur).

Wat ga je doen als Secretaresse?

In deze representatieve functie ondersteun je de afdeling Pension Strategy. Deze afdeling heeft een internationale klantenbasis en medewerkers uit verschillende landen. De voertalen binnen de afdeling zijn zowel Engels als Nederlands, en je werkt nauw samen met de andere secretaresse van de afdeling. Vanuit deze rol ondersteun je één of meerdere teammanagers en alle medewerkers in het team.

Je werkzaamheden zullen o.a. bestaan uit:

  • Organiseren, voorbereiden en notuleren van vergaderingen, inclusief het actief bewaken van de actiepunten;
  • Verzorgen en reviewen van correspondentie, rapportages en presentaties;
  • Beheren van de agenda’s en het maken van interne- en externe afspraken;
  • Telefoonafwikkeling, verwerken van inkomende post en e-mails;
  • Het up-to-date houden van het relatiebeheersysteem;
  • Bijhouden administratie rondom offertes en contracten;
  • Ondersteunen bij de urenadministratie, bijhouden van het financiële administratiesysteem en het verzorgen van de maandelijkse facturatie;
  • Ontvangen van bezoekers voor de afdeling en het verzorgen van koffie, thee en lunches;
  • Het boeken van vluchten en accommodaties;
  • Ondersteuning bij het organiseren van opleidingen en andere interne evenementen zoals afdelingsuitjes;
  • Tot slot fungeer je als back up binnen het secretariaat bij afwezigheid van één van de andere secretaresses of front office medewerker.

Wie ben jij?

Heb jij een afgeronde secretariële opleiding op minimaal MBO 4 niveau en circa 5 jaar relevante secretariële werkervaring, bij voorkeur in een internationale organisatie waarbij je de rol van spin in het web hebt vervuld? Verder beschik je over:

  • goede beheersing van het MS Office pakket, en Word en Excel in het bijzonder;
  • cijfermatig inzicht en/of affiniteit met cijfers;
  • de achtergrond waaruit blijkt dat je in staat bent om bedrijf en bedrijfsprocessen je goed eigen te maken;
  • het vermogen snel te kunnen schakelen tussen verschillende werkzaamheden;
  • een grote mate van flexibiliteit;
  • de mogelijkheid om breder mee te denken dan alleen wat er van je gevraagd wordt;
  • zeer goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
  • sociale, communicatieve en organisatorische vaardigheden;
  • interesse in de financiële wereld, zodat je ook de context van het werk in de basis meekrijgt.

Wat hebben wij je te bieden?

Wij bieden je een uitdagende en veelbelovende baan binnen een groeiende, internationale en inspirerende organisatie. Een prettige werkomgeving en veel mogelijkheden op zowel persoonlijk als professioneel gebied. We hebben een actieve personeelsvereniging die diverse activiteiten door het jaar heen organiseert! Je ontvangt een interessant en marktconform salaris, uiteraard afhankelijk van jou opleiding en ervaring. Daarnaast bieden wij uitstekende arbeidsvoorwaarden:

  • 8% vakantiegeld;
  • Een vaste 13e maand;
  • Een interessante bonusregeling;
  • Deelname aan de pensioenregeling;
  • 27 vakantiedagen (op fulltime basis);
  • De mogelijkheid om ieder jaar extra dagen bij te kopen; 
  • Werken vanuit ons kantoor in zowel Rotterdam als Amsterdam;
  • Reiskostenvergoeding voor jouw dagelijkse km’s en een regeling voor zakelijke reizen;
  • Een werkomgeving met enthousiaste en leuke collega’s!

Over Ortec Finance

Ortec Finance is een wereldwijde leverancier van toonaangevende technologie en oplossingen voor het nemen van investeringsbeslissingen. Het is ons doel om mensen in staat te stellen de complexiteit van investeringsbeslissingen te managen. Dit doen wij door het leveren van toonaangevende technologie en oplossingen voor het nemen van investeringsbeslissingen aan financiële instellingen over de hele wereld. Onze kracht ligt in een doeltreffende combinatie van geavanceerde modellen, innovatieve technologie en diepgaande marktkennis. Deze combinatie van vaardigheden en expertises ondersteunt investeringsprofessionals in het behalen van een betere risico- rendementsverhouding en daarmee betere resultaten.

Ons hoofdkantoor is gevestigd in Rotterdam, daarnaast heeft Ortec Finance kantoren in Amsterdam, Londen, Toronto, Hong Kong en Zürich.

  • 20+ landen actief
  • 500+ klanten
  • 96% retentie
  • 3 biljoen euro totale activa onder beheer bij onze klanten

Pension Strategy

Binnen Ortec Finance richt de groep Pension Strategy zich onder andere op het implementeren van onze softwareoplossing GLASS en het uitvoeren van consultancy opdrachten voor binnen- en buitenlandse pensioenfondsen.

Aanvullende informatie is te vinden op www.ortecfinance.com.

Meer informatie of solliciteren?

Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met één van onze HR collega’s via telefoonnummer +31 10 700 50 00.  Ben je geïnteresseerd in deze functie, solliciteer dan via de sollicitatiebutton.

We hopen je snel te ontmoeten!

Apply for this vacancy