Business Continuity voor pensioenfondsen

Het Coronavirus houdt de wereld in haar greep. Overheden implementeren steeds verdergaande maatregelen om de uitbraak in te dammen. Aan pensioenfondsen de taak om het effect van de uitbraak en de mogelijk verstorende gevolgen van de overheidsmaatregelen op de eigen organisatie zo beperkt mogelijk te houden. Welke risico’s zijn er momenteel voor de Business Continuity van pensioenfondsen en welke oplossingen zijn hiervoor geschikt? In dit artikel bieden wij een checklist, waarmee u kunt toetsen of er nog onderwerpen zijn die extra aandacht behoeven.

Gevolgen Corona

In de business continuity richten we ons op het zonder onderbreking voortzetten van de eigen processen van het pensioenfonds en de dienstverlening van leveranciers en uitbestedingspartijen.

Er zijn verschillende scenario’s denkbaar voor het vervolg van de Corona uitbraak, die elk een ander effect hebben op de continuïteit van de dienstverlening van pensioenfondsen. Twee belangrijke aspecten in de verschillende scenario’s:

1. Langdurige uitval van medewerkers: In gangbare pandemie stress-scenario’s wordt rekening gehouden met een personeelsabsentie van 30% gedurende 8 tot 12 weken en 40% gedurende 2 weken. Momenteel is hier in Nederland nog geen sprake van, mede doordat op grote schaal thuisgewerkt kan worden. Als de crisis zich verdiept, worden deze scenario’s meer realistisch.
2. Verplicht thuis werken: Momenteel bestaat in Nederland al het advies om zoveel mogelijk thuis te werken. Het is nog wel toegestaan om naar werk te gaan indien thuis werken niet mogelijk is. Een volgende stap zou een volledige ‘lock down’ zijn, waarin iedereen die geen essentieel beroep heeft, gedwongen moet thuisblijven.

Corona heeft gevolgen voor de processen bij het pensioenfonds zelf, maar ook bij uitbestedingspartijen. Hieronder geven wij een overzicht van continuïteitsrisico’s en mogelijke beheersingsmaatregelen. Deze lijst kunt u als checklist gebruiken voor uw eigen risicobeheersing.

Crisisteam

De huidige situatie brengt een stroom van extra werk met zich mee en benodigde bestuurlijke besluitvorming. Denk aan besluiten over rebalancing van de beleggingen of een coulanceregeling voor premie-inning. Aanbevelingen om deze processen soepel te laten verlopen:

• Stel een plan van aanpak op, waarin het besluitvormingsproces gedurende de Coronacrisis is vastgelegd.
• Vorm een crisisteam om snel te kunnen reageren op actuele ontwikkelingen. Zorg ervoor dat het crisisteam voldoende en helder mandaat heeft om op de relevante ontwikkelingen te acteren.
• Stel een risico-analyse op die inzicht geeft in de mogelijke gevolgen van verschillende Corona scenario’s voor het pensioenfonds en bepaal beheersmaatregelen.
• Bepaal wat kritieke processen zijn die in ieder geval moeten doorgaan. Kijk hierbij naar de eigen processen, zoals jaarwerk, maar ook naar processen bij uitbestedingspartijen. 

Fysiek vergaderen niet meer mogelijk

Bestuurders zijn gewend om fysiek te vergaderen en processen zijn daarop ingericht. Toch kan met kleine aanpassingen veelal worden overgeschakeld naar vergaderen op afstand:

• Zet vergaderingen om naar telefonische of video conferences.
• Stel strakke richtlijnen op voor vergadergedrag.
• Prioriteer de onderwerpen die besproken moeten worden, zodat alle belangrijke onderwerpen zeker aan bod komen.
• Als besluiten of notulen normaliter moeten worden ondertekend door bestuurders, pas de procedure hierop aan. Houdt bijvoorbeeld een digitale besluitenlijst bij, welke achteraf alsnog wordt ondertekend.

Uitval van bestuursleden

Het risico bestaat dat het bestuur te maken krijgt met een significante uitval van bestuursleden, doordat zij (of hun naasten) getroffen worden door Corona. Dit kan problemen opleveren voor benodigde vergaderquorums of aansturing van commissies. Mogelijke beheersmaatregelen:

• Laat elke bestuurder een machtigingsformulier ondertekenen, waarin staat welke bestuursleden hij of zij in welke volgorde machtigt om – indien nodig - namens hem of haar te stemmen op vergaderingen.
• Leg vast welke bestuursleden taken overnemen van anderen indien nodig (bijv. voorzitters commissies).
• Zorg ervoor dat voldoende bestuursleden of gedelegeerden tekenbevoegd zijn, bijvoorbeeld voor het tekenen van beleggingsrichtlijnen.
• Naast bestuurders zelf, kunnen ook key persons binnen de organisatie uitvallen. Denk bijvoorbeeld aan bestuursondersteuning vanuit een bestuurbureau. Omdat dit vaak kleine organisaties betreft, is het verstandig om vooraf na te denken wie de back-up is voor key persons en om ook in crisisomstandigheden te zorgen voor een goede vastlegging. Hierdoor kunnen bestuursondersteunende taken makkelijker worden overgenomen.

Business Continuity bij uitbestedingspartijen

Pensioenfondsen hebben een groot deel van hun werkzaamheden uitbesteed. De business continuity van deze uitbestedingspartijen is cruciaal. Pensioenfondsen hebben hierin ook zelf een rol:

• Overleg frequent met de uitbestedingspartijen. Dit kan efficiënt worden georganiseerd door de uitbestedingspartij door meerdere klanten tegelijkertijd aan te laten haken. 
• Monitor de risico’s door de uitbestedingspartij frequent inzicht in uitvalpercentages van personeel te vragen.
• Prioriteer de processen, zodat op voorhand duidelijk is welke werkzaamheden in ieder geval moeten doorgaan.
• Vraag inzicht in de business continuity van subuitbestedingspartijen en dienstverleners, zodat hier geen verrassingen optreden.

Thuiswerken

Bij een volledige ‘lock down’ is het noodzakelijk dat processen vanuit thuis uitgevoerd kunnen worden. Mogelijk mogen medewerkers in ‘vitale processen’ - zoals pensioenbetaling, premie-inning en liquiditeitsbeheer - nog wel naar kantoor, maar dit is geen zekerheid. Het is daarom belangrijk dat het pensioenfonds en de uitbestedingspartijen goed zijn voorbereid op thuiswerken:

• Vraag uitbestedingspartijen om ervoor te zorgen dat alle kritieke processen vanuit thuis uitgevoerd kunnen worden.
• Zorg er hierbij ook voor dat er voldoende netwerkcapaciteit is voor op grote schaal thuiswerken.
• Zorg ervoor dat de informatiebeveiliging op het vereiste niveau blijft bij thuiswerken. De huidige situatie is voor veel cybercriminelen een kans om makkelijker toe te slaan.

Continuïteit pensioenbeheer

Naast bovenstaande aandachtspunten die voor alle uitbestedingspartijen gelden, zijn er ook specifieke aandachtspunten rondom pensioenbeheer:

• Breng in kaart in welke mate werkgevers problemen hebben met het tijdig betalen van pensioenpremies.
• Stel eventueel een coulancebeleid op en pas het incassoproces hierop aan.
• Analyseer de gevolgen voor het liquiditeitsbeheer als er minder pensioenpremies binnen komen. Stem indien nodig het beleggingsbeleid hierop af.
• Breng in kaart welke problemen deelnemers ondervinden als gevolg van de overheidsmaatregelen, zoals het niet kunnen overleggen van een studieverklaring voor wezenpensioen of een bewijs van leven voor deelnemers in het buitenland. Pas indien nodig beleid of processen hierop aan.

Continuïteit vermogensbeheer

Ook binnen het vermogensbeheer gelden specifieke aandachtspunten vanwege de volatiliteit en beperkte liquiditeit in financiële markten:

• Toets of het reguliere proces gevolgd kan worden voor rebalancing en het overschrijden van bandbreedtes. Verruim eventueel de tijdsspanne voor rebalancing. Houdt hierbij ook rekening met z-score risico’s.
• Onderzoek of er voldoende liquiditeit beschikbaar is om te voldoen aan onderpandverplichtingen, ook als de rente fors stijgt. Vanwege verminderde liquiditeit in staatsobligaties kan het verstandig zijn om de opgelopen marktwaarde in swaps niet af te romen of tijdelijk meer cash in geldmarktfondsen aan te houden. Toets of dagelijkse onttrekkingen uit aangehouden geldmarktfondsen onder de huidige omstandigheden mogelijk zijn.
• Evalueer de afspraken die met vermogensbeheerders zijn gemaakt inzake downgrades van bedrijfsobligaties. Moeten deze obligaties gedwongen worden verkocht, of is er tijd om een deze obligaties tijdelijk aan te houden in portefeuille?
• Check bij de custodian of er problemen zijn met settlements of pricing. Maak afspraken over hoe om wordt gegaan met prijsverschillen uit verschillende bronnen.
• Toets of er continuïteitsproblemen zijn bij alle externe vermogensbeheerders. Overweeg in extreme situaties een handelsstop in te stellen.

Reputatieschade / communicatie

Goede communicatie rondom de crisis kan voorkomen dat het pensioenfonds reputatieschade oploopt. Denk hierbij aan de volgende aandachtspunten:

• Communiceer naar deelnemers over wat voor hen relevant is. Actuele informatie op de website is hiervoor essentieel. Denk ook aan communicatie over de bereikbaarheid voor deelnemers. Telefonische bereikbaarheid blijkt voor verschillende pensioenuitvoerders lastig om vanuit thuiswerken te realiseren.
• Communiceer met werkgevers over de gevolgen voor hen, zoals een eventuele coulanceregeling voor de premie-inning of aangepaste processen.
• Communiceer ook regelmatig met overige belanghebbenden, zoals Raad van Toezicht, Verantwoordingsorgaan en de toezichthouder. DNB geeft overigens voor de rapportage van alle jaarstaten 3 maanden extra tijd, tot 30 september 2020.
• Een goede praktijk is om na elk overleg met het crisisteam te bespreken welke communicatie nodig is naar verschillende betrokkenen.

Vragen of opmerkingen?

Heeft u vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit stuk, neem dan contact op met een van onze risk management consultants via Loranne van Lieshout, +31 6 13 13 17 85 of Loranne.vanLieshout@ortec-finance.com.