Wtp-transitie biedt nieuwe inzichten in ketenpartijen

De Wet toekomst pensioenen (Wtp) verandert de inrichting van pensioenregelingen en de uitvoering daarvan. Tijdens de transitie hebben pensioenfondsen en ketenpartijen veel geleerd over onderlinge afstemming. De eerste evaluatie na de transitie is daarom een belangrijk nieuw startpunt om de evaluatiecriteria te herzien en afspraken toekomstbestendig te maken. Tegelijk bestaat het beeld dat de samenwerking met uitbestedingspartijen in de vermogensbeheerketen fundamenteel verandert. Fiduciair managers zouden aan belang inboeten en werkzaamheden zouden complexer worden en doorlopende bijsturing door het pensioenfonds vereisen. In de praktijk blijven de veranderingen voor de vermogensbeheerketen echter relatief beperkt. Alle ketenpartijen moeten hun werkwijze aanpassen. Gegevens moeten sneller en consistenter worden verwerkt, bewerkt en uitgewisseld. Vooral voor pensioenadministrateurs heeft dit gevolgen voor systemen en processen.

Vergelijkingen van service level agreements (SLA’s) en ISAE-rapporten onder de Wtp en het Financieel Toetsingskader (FTK) ondersteunen dit beeld. De procesmatige veranderingen binnen het vermogensbeheer zijn beperkt. Wel nemen de onderlinge afstemming, de verwerkingssnelheid van rendementen en de frequentie van herbalancering toe. Daarnaast verandert de inhoud van rapportages aan commissies, bestuur en toezichthouder. Het betreft vooral aanpassingen van bestaande werkzaamheden die specialisten al jarenlang uitvoeren. Alleen de maandelijkse aanlevering door de pensioenadministrateur van de vermogensverdeling per leeftijd of cohort is nieuw.

De grootste veranderingen liggen vooral bij de regeling, de risicohouding, de pensioenadministratie en de deelnemercommunicatie. Voor de vermogensbeheerketen gaat het vooral om een betere aansluiting op deze onderdelen en om aanscherping van bestaande processen. Voorbeelden zijn cohortinformatie, aansluiting op de risicohouding, rapportage-inrichting en afstemming tussen pensioenadministrateur en vermogensbeheerder.

Wtp-transitie maakt verschillen tussen ketenpartijen zichtbaar

Ondanks de beperkte procesmatige wijzigingen bestaan duidelijke verschillen in de ondersteuning door ketenpartijen. Een omvangrijke transformatie maakt zichtbaar in hoeverre partijen het pensioenfonds daadwerkelijk ondersteunen. De afgelopen periode biedt daarom relevante informatie over samenwerking, serviceniveau en pro-activiteit. Ook wordt zichtbaar in hoeverre partijen daadwerkelijk bijdragen aan de doelstellingen en wettelijke verplichtingen van het pensioenfonds centraal stellen.

Uit evaluatie- en selectietrajecten blijkt dat pensioenfondsen overwegend positief zijn over de ondersteuning door ketenpartijen. Creativiteit en vernieuwing zijn onder meer zichtbaar bij de kostenafslag op het theoretisch beschermingsrendement. Deze afslag verdeelt vermogensbeheerkosten zo veel mogelijk over alle cohorten. Ook zijn proxybenchmarks ontwikkeld door fiduciair managers om de mismatch tussen theoretisch en werkelijk beschermingsrendement en de overloop naar het overrendement te beperken. Verder zijn documenten beter op elkaar afgestemd. Hierdoor kunnen fondskeuzes, operationele afspraken en ketentesten eenduidiger worden vastgelegd.

Bij enkele ketenpartijen bleven onderdelen van de dienstverlening onder het vereiste niveau. Verantwoordelijken waren onvoldoende bereikbaar of beschikten niet over de benodigde deskundigheid. Interne aanpassingen werden niet tijdig doorgevoerd en ketentesten misten soms voldoende diepgang. Sommige partijen waren bovendien terughoudend in de begeleiding van klanten, mogelijk door interne compliancekaders. Beperkte ervaring met Nederlandse pensioenfondsen zorgde soms voor achterstand in kennis, afstemming en contractuele borging.

Evaluatie van uitbestedingspartijen vraagt om herijkte criteria

Het uitbestedingsbeleid schrijft doorgaans een jaarlijkse evaluatie van uitbestedingspartijen voor. De selectiecriteria vormen daarbij vaak de basis voor de beoordeling. Een periodieke herijking van deze criteria, bijvoorbeeld eens per vier jaar, functioneert als een nieuwe nulmeting. Dit borgt de aansluiting op actuele en toekomstige eisen aan de uitbesteding.

Een effectieve evaluatie verbindt reguliere dienstverlening met de ervaringen uit de Wtp-overgang. Daarbij zijn onder meer de volgende criteria relevant:

• kwaliteit en tijdigheid van gegevensaanlevering;
• diepgang van ketentesten en opvolging van bevindingen;
• transparantie over onderuitbesteding en belangenverstrengeling;
• aansluiting van SLA’s en contracten op de nieuwe uitvoeringsketen;
• kwaliteit van advisering, rapportage en escalatie.

De eerste evaluatie na de transitie omvat zowel de reguliere uitvoering als de bevindingen uit de Wtp-overgang. Een onafhankelijke beoordeling door een specialist biedt aanvullende inzichten in marktontwikkelingen, nieuwe diensten en efficiëntere processen. Daarnaast ondersteunt een externe toetsing de beoordeling van adviezen, dienstverlening en vergoedingsstructuren.

Ervaringen uit evaluatie- en selectietrajecten laten zien dat verdere verbetering mogelijk is. Belangrijke aandachtspunten zijn het beperken van belangenverstrengeling, waaronder bij intern beheer, en het doorgronden van onderuitbesteding. Ook de juridische vastlegging in contracten en SLA’s en de transparantie van vergoedingen vragen nadrukkelijke aandacht.

Implicaties en vervolgstap

De evaluatie van ketenpartijen moet resulteren in een bestuurlijk bruikbaar beeld van prestaties, afhankelijkheden en verbeterpunten. Daarmee wordt vastgesteld of bestaande afspraken, beheersmaatregelen en dienstverlening voldoende aansluiten bij de nieuwe uitvoeringsfase.

De eerste evaluatie na de transitie biedt daarom een logisch moment voor een gerichte aanscherping van het beoordelingskader. Pensioenfondsen kunnen daarbij vaststellen welke afspraken verduidelijking vragen, welke ketenrisico’s aanvullende monitoring vereisen en waar aanpassingen in uitbestedingsbeleid, contracten of dienstverlening wenselijk zijn.