2024 begint nu: optimaliseer je jaarcyclus

De inkt van de nieuwe begroting is nauwelijks opgedroogd en het nieuwe jaar dient zich alweer aan. En daarmee een nieuwe begrotingsronde! Om de begrotingsronde goed te kunnen doorlopen, moet je in deze periode van het jaar al aan de slag met je jaarcyclus 2024.

De jaarcyclus

Wat is ook alweer een jaarcyclus? In een jaarcyclus (ook wel beleidscyclus of P&C cyclus) leg je alle stappen vast die doorlopen moeten worden op het gebied van vastgoedwaardering, vastgoedsturing en financiële sturing. Je brengt afhankelijkheden in kaart en belegt de verantwoordelijkheid voor elke stap. Op die manier zorg je dat belangrijke deadlines gehaald worden (denk aan de dPi en de dVi, maar ook aan het Bod op de woonvisie) en dat de kwaliteit van de resultaten die je oplevert (denk aan je portefeuilleplan maar ook je meerjarenbegroting) goed is.

Tips voor optimalisatie

Als je vaker een jaarcyclus hebt gemaakt of verantwoordelijk bent voor bepaalde stappen binnen de jaarcyclus dan weet je dat er weinig ruimte voor uitloop of vertraging is. Daarom is het handig om te kijken welke stappen je in de tijd wat naar voren kunt halen als het gaat om de voorbereiding. Hier zijn twee voorbeelden.

Actualisatie van het portefeuilleplan

In de jaarcyclus checklist staat het actualiseren van de strategische kaders waaronder het portefeuilleplan gepland vanaf februari. De reden van deze planning is dat je rond februari meestal kunt beschikken over de (concept) jaarrekening met de nieuwe markt- en beleidswaardes, die weer van belang zijn voor de toets van je portefeuilleplan aan je financiële kengetallen.

Maar om jezelf wat meer ruimte te geven, is het verstandig om een aantal voorbereidende acties al aan het eind van het voorgaande jaar op te pakken. Kijk alvast op welke onderdelen je je wensportefeuilledoelstellingen moet actualiseren. Heb je bijvoorbeeld nieuw woningmarktonderzoek laten uitvoeren of zijn er nieuwe woonvisies? Voer hier het gesprek over met je MT en bestuur. Hetzelfde geldt voor je strategische scenario’s. Je kunt zonder problemen nu alvast inventariseren welke strategische scenario’s relevant zijn. Vervolgens kun je de informatie verzamelen voor de beleidslabels of maatregelen die je nodig hebt voor je strategische scenario’s.

Op deze manier verricht je al een groot deel van het voorbereidende werk voor de actualisatie van je portefeuilleplan en vergroot je de kans op tijd je portefeuilleplan gereed te hebben. Let er wel goed op dat je de nieuwe vastgoedgegevens per ultimo 2023 nodig hebt om je scenario’s en je voorkeursscenario (oftewel portefeuilleplan) definitief te maken, omdat je anders het risico loopt naar verouderde resultaten te kijken.

Complexsessies

In de jaarcyclus volgt het actualiseren van het assetmanagement op het actualiseren van het portefeuilleplan en staat dit gepland vanaf mei. In de praktijk merken veel corporaties dat het handig is om eerder te beginnen met complexsessies. Dit omdat de resultaten van de complexsessies verwerkt moeten worden in complexstrategieën en complexbeleid en dit vervolgens (na de toets aan het portefeuilleplan) aangeleverd moet worden voor de nieuwe meerjarenbegroting.

Het is mogelijk om eerder te beginnen met je complexsessies als je het idee hebt dat je planning anders te krap wordt. Hou hierbij een paar zaken in de gaten:

• De basis voor de complexsessies vormt je complexprestatieanalyse (CPA). Voer deze uit met de nieuwe vastgoedgegevens per ultimo 2023. Op die manier zorg je ervoor dat je de analyse uitvoert met actuele data. Dit betekent dat je direct nadat de (concept) jaarrekening gereed is, je je CPA kunt uitvoeren. Dit betekent ook dat je als je je set indicatoren voor de CPA wilt heroverwegen, het handig is om dat daarvoor uitgedacht te hebben. Hou ook de link naar de wensportefeuille in de gaten: wordt er in de wensportefeuille op andere of nieuwe kenmerken gestuurd? Kijk dan wat dit betekent voor je CPA-indicatoren.
• De doorlooptijd om tot een voorkeursvariant te komen voor je portefeuilleplan (zie 1) kan soms best lang zijn. Bijvoorbeeld doordat er veel scenario’s nodig zijn om tot een voorkeursscenario te komen en omdat je je interne en externe stakeholders mee moet nemen. Hou in de gaten dat je voordat je je complexstrategieën en -beleid aanlevert voor de meerjarenbegroting de toets doet op (de kaders uit) het portefeuilleplan. Alleen op die manier kun je beoordelen of de optelsom van al je complex strategieën leidt tot het portefeuilleplan.

Dit waren twee praktische voorbeelden hoe je wat meer ruimte kunt creëren binnen de jaarcyclus. Ga direct aan de slag.

Heb je nog geen jaarcyclus en wil je op een gedegen maar ook efficiënte manier jouw jaarcyclus opstellen? Of wil wat hulp bij het opstarten van je optimalisatie?

Kom dan naar de opleiding “Ga van start met een geoptimaliseerde jaarcyclus”