Het is belangrijk om de jaarlijkse werkzaamheden rondom vastgoedwaardering, vastgoedsturing en financiele sturing goed op elkaar af te stemmen. Op deze vlakken wordt namelijk een groot aantal activiteiten uitgevoerd die met elkaar samen hangen en/of van elkaar afhankelijk zijn.

Inzicht in de jaarcyclus

Om de verschillende jaarlijkse werkzaamheden en de samenhang ertussen inzichtelijk te maken, kan je ze samenvatten in een jaarcyclus. Hoewel een jaarcyclus per corporatie kan verschillen, hebben wij aan de hand van de belangrijkste stappen een rapport opgesteld over hoe de jaarcyclus er op hoofdlijnen uit kan zien. Maar er is nu meer.

Na deel één: De Jaarcyclus op hoofdlijnen en deel twee: de publicatie van het Rapport Jaarcyclus woningcorporatie, is dit het reeds beloofde deel drie uit het drieluik: Jaarcyclus, de praktische vertaling naar een checklist.

Wat is de Jaarcyclus checklist en wat kan ik ermee?

De Jaarcyclus checklist is een makkelijk toepasbaar en dus handig hulpmiddel om de jaarcyclus voor jouw corporatie uit te zetten in de tijd. Alle stappen in de juiste volgorde. Naast de planning kun je in de checklist zelf ook invullen wie verantwoordelijk is, uit welke bron de informatie afkomstig is en wie er verder nog bij deze actie betrokken moeten worden.

In de checklist vind je tevens terug welk softwaremodel (Ortec Finance
SAM, WALS en/of Ortec Finance TMS) je kunt gebruiken en waar (navigatie in de software) je de bewuste aanpassing kunt doen. Zo heb je alles overzichtelijk bij elkaar. Een mooie aanvulling op óf te gebruiken als controle op de reeds bestaande interne proceduredocumenten.

De checklist is gemaakt in Excel en vrij om naar eigen inzicht aan te passen. Ook kun je de voortgang bewaken via de ‘status’.

De checklist begint op het eerste tabblad met een totaaloverzicht. Van daaruit kun je doorklikken naar een van de drie vervolg tabbladen over respectievelijk; vastgoedwaardering, financiële sturing en vastgoedsturing. Daarnaast vind je nog een extra tabblad over de verzameling van de vastgoedgegevens op een centrale plaats (VGR).

Figuur 1: Afbeelding van de Jaarcyclus checklist, tabblad totaaloverzicht. Klik op het plaatje voor vergroting.

Het totaaloverzicht van de jaarcyclus kan je verder openklappen tot het niveau van de deelstappen. Via hyperlinks kan je snel doorklikken naar de details op een van de drie tabbladen vastgoedwaardering, financiële sturing of vastgoedsturing.

 
De belangrijkste voordelen op een rij
  • De checklist brengt overzicht en structuur aan in het grote aantal verschillende activiteiten die elk jaar uitgevoerd moeten worden.
  • De checklist zorgt voor samenhang tussen vastgoedwaardering, financiële sturing en vastgoedsturing.
  • De checklist motiveert samenwerking en afstemming tussen de betrokken afdelingen.
  • De checklist helpt je om ervoor te zorgen dat er geen activiteiten worden vergeten.

Waarom je jaarcyclus hereiken?

De meeste corporaties hanteren al een jaarcyclus. Er kunnen uiteenlopende redenen zijn om deze eens tegen het licht te houden. Denk aan:

  • Veranderingen in de organisatie (bijvoorbeeld het introduceren van assetmanagement) waardoor rollen en verantwoordelijkheden veranderen.
  • Implementatie van SAM.
  • Behoefte aan procesverbeteringen, bijvoorbeeld omdat bepaalde zaken nu niet naar wens verlopen.
  • Personele wisselingen.
  • De behoefte om een totaaloverzicht te kunnen creëren over verschillende dossiers heen en daarmee dus ook over afdelingen heen.

Figuur 2: Afbeelding van de Jaarcyclus checklist, tabblad Vastgoedsturing. Klik op het plaatje voor vergroting.

Als je in het totaaloverzicht van de jaarcyclus klikt op ‘portefeuilleplan actualiseren’, kom je terecht bij op het tabblad vastgoedsturing op de juiste plek. Deze afbeelding gaat tot en met de kolom ‘Navigatie SAM’. De checklist gaat verder met bijvoorbeeld het benoemen van de verantwoordelijke, de bron van de gegevens, de planning en de status.

Aan de slag met de jaarcyclus & checklist

Aan het begin van het jaar plannen corporaties vaak hun jaarcyclus voor de rest van het jaar in. De werkzaamheden voor de jaarrekening zijn meestal al in volle gang. Daarna start de nieuwe cyclus met het actualiseren van de strategische kaders en de voorbereidingen voor de nieuwe begroting.

Er zijn verschillende manieren om deze nieuwe checklist in te zetten. Je kan natuurlijk zelf aan de slag met behulp van onze checklist. Ben je toch op zoek naar iemand om mee te sparren en advies op maat tijdens dit traject, schakel ons dan in om je daarbij te ondersteunen. We faciliteren dan het gehele proces en delen onze inhoudelijke kennis van de thematiek evenals het gebruik van de software. Neem hiervoor contact op met je Ortec Finance contactpersoon of met Isabel, Anneke of Stefanie voor de mogelijkheden.

Hoe ontvang ik de checklist?

Om de Jaarcyclus checklist te introduceren organiseren we op 18 januari 2022 (15:30-16:30 uur) het webinar "Jaarcyclus, de praktische vertaling naar een checklist". We zullen het gebruik van de checklist toelichten, maar ook vertellen we je over de aanvullende dienstverlening. Na afloop ontvangen alle deelnemers aan het webinar de checklist per mail.


Wat kan je verwachten?

  • Introductie jaarcyclus.
  • Introductie checklist en toelichting op het gebruik.
  • Zelfstandig of met ondersteuning van Ortec Finance.
  • Ruimte voor vragen en opmerking.
  • Feedback? Graag!

Aanmelden

Na afloop van het webinar zal de checklist ook via de website op te vragen zijn via een aanvraagformulier.

Interesse, suggesties of meer informatie?

Neem hiervoor contact op met je Ortec Finance contactpersoon of benader Stefanie Buffing, Isabel Mandour of Anneke Betlem via onderstaande contactgegevens.

Gerelateerde insights

X