Complexsessies in coronatijd

Het gebruikelijke bij elkaar komen om een complexsessie te houden, is op dit moment helaas niet mogelijk. Toch zijn er manieren om ook in coronatijd complexsessies te organiseren, en wel digitaal. Maar waar moet je dan allemaal rekening mee houden?

De eerste helft van het jaar is de periode waarin veel corporaties complexsessies organiseren. Complexsessies zijn een essentieel onderdeel van vastgoedsturing en assetmanagement omdat het hét moment is waarop de resultaten van de complexprestatieanalyse (op basis van data) worden gecombineerd met de praktijkkennis van medewerkers. De inzichten die dit oplevert, worden gebruikt om het optimale complexbeleid te bepalen. De optelsom van al het complexbeleid moet vervolgens leiden tot het behalen van de portefeuilledoelstellingen en is belangrijke input voor de meerjarenbegroting. Eerder heb je op onze website meer kunnen lezen over complexsessies, bijvoorbeeld in het whitepaper “Complexsessies in de praktijk”. Maar het gebruikelijke bij elkaar komen om een complexsessie te houden, is op dit moment helaas niet mogelijk. Toch zijn er manieren om ook in coronatijd complexsessies te organiseren, en wel digitaal. Maar waar moet je dan allemaal rekening mee houden?

Digitale vorm

Zorg er in de eerste plaats voor dat je een digitale vorm (Teams, Skype, ZOOM) kiest die voor alle deelnemers aan de complexsessie makkelijk bereikbaar is en die je bovendien in staat stelt om de aanwezigen zoveel mogelijk in beeld te hebben tijdens de sessie. In de afgelopen tijd hebben veel corporaties hun voorkeur bepaald voor één van de middelen en is vrijwel iedereen gewend aan videobellen. Om je complexsessie echter soepel te kunnen starten, kan het waardevol zijn om een korte testsessie te organiseren om te kijken of iedereen goed kan inloggen en beeld en geluid heeft. Voor de echte complexsessie is het bovendien handig om iedereen te vragen een kwartier voor aanvang in te bellen. Op die manier zorg je ervoor dat iedereen op tijd is ingebeld en je daar geen kostbare tijd mee verliest aan het begin van de sessie zelf.

Voorbereiding

Ten tweede is de voorbereiding van een digitale complexsessie nog belangrijker dan normaal. Zorg ervoor dat de deelnemers de lijst met te behandelen complexen, de informatie per complex en de voorbereidende vragen op tijd ontvangen, zodat ze zich goed kunnen voorbereiden. Wellicht moeten zij punten afstemmen met collega’s of informatie opzoeken om antwoord te geven op de voorbereidende vragen. Hiervoor moeten zij voldoende tijd hebben. Daarnaast is het waardevol om vooraf invultemplates per complex te maken, die je kunt gebruiken tijdens de sessie. Hierin neem je de perspectieven op die je tijdens de sessie behandelt (wonen, leefbaarheid, vastgoed, financieel) en elk perspectief werk je uit in de aspecten waarvoor je input wilt ophalen. Bijvoorbeeld: het perspectief wonen werk je uit in de aspecten verhuurbaarheid, prijs-kwaliteit verhouding, etc. Als je dit voor elk perspectief doet en zorgt dat je volledig bent in de uitwerking in aspecten, voorkom je dat je tijdens de sessie een aspect vergeet uit te vragen. Bovendien kun je de input tijdens de sessie direct in de invultemplate verwerken, zodat de deelnemers mee kunnen kijken hoe hun input wordt vastgelegd. En daarmee heb je meteen de verslaglegging geregeld! Sluit zoals altijd de bespreking van elk complex af met een conclusie over het gewenste complexbeleid.

Input

Let er tijdens de sessie op dat alle aanwezigen input leveren. Bij digitale bijeenkomsten is het in het algemeen lastiger om snel te kunnen zien of iedereen zegt wat hij of zij wil zeggen. Omdat je ieders input wilt meenemen om tot het optimale complexbeleid te komen, kun je tijdens de complexsessie regelmatig navragen of iedereen al zijn of haar input heeft ingebracht.

Duur

Waar complexsessies normaal gesproken circa 3 uur per sessie duren (soms wat korter, soms wat langer) kan een sessie van 3 uur in digitale vorm voor mensen te lang zijn. Hoewel in de praktijk blijkt dat een digitale complexsessie van 3 uur goed te doen is en de tijd voorbij vliegt, moet de lengte van de sessie op voorhand geen belemmering vormen voor mensen om deel te nemen. Vraag vooraf uit hoe de deelnemers hier tegenover staan en knip indien gewenst de sessie op in kortere sessies. Zorg daarnaast voor voldoende pauzemomenten. Evalueer tenslotte aan het einde van de eerste digitale complexsessie hoe iedereen de sessie heeft ervaren en of men nog verbeterpunten mee wil geven voor de volgende sessies.

Meer tips

Naast bovenstaande aandachtspunten gelden voor digitale complexsessies dezelfde tips en regels als voor reguliere complexsessies. Deze kun je hier nog eens nalezen: “5 tips voor succesvolle complexsessies”, die we in februari dit jaar publiceerden. Door complexsessies digitaal vorm te geven kun je ze door laten gaan, ook in coronatijd. Dit is zeker aan te raden, want ook in coronatijd geldt nog steeds dat de input van medewerkers van belang is voor het bepalen van je complexbeleid, en dat je complexbeleid op tijd gereed moet zijn om als input te kunnen dienen voor de meerjarenbegroting.