De jaarcyclus voor vastgoedsturing en financiële sturing

Veel corporaties zijn bezig om de jaarlijkse werkzaamheden voor vastgoedsturing en financiële sturing steeds beter op elkaar af te stemmen. Dit is belangrijk omdat op beide vlakken een groot aantal activiteiten uitgevoerd moet worden, die bovendien met elkaar samenhangen of van elkaar afhankelijk zijn. Als de werkzaamheden niet op elkaar zijn afgestemd, loop je het risico dat belangrijke deadlines niet gehaald worden of dat de kwaliteit van op te leveren resultaten niet optimaal is. En dat willen we natuurlijk voorkomen!

Integrale jaarcyclus

Eén van de eerste acties die je als corporatie kunt oppakken, is het uitwerken van een integrale jaarcyclus voor vastgoedsturing en financiële sturing. Hierin neem je alle activiteiten op die jaarlijks moeten worden uitgevoerd, zet je deze in de juiste volgorde en voorzie je ze van een planning. Ook breng je de afhankelijkheden in kaart, zodat duidelijk wordt wat het kritieke pad is bij het opleveren van één van de producten van vastgoedsturing of financiële sturing.

Jaarcyclus op hoofdlijnen

Hoewel een dergelijke jaarcyclus per corporatie kan verschillen, hebben wij in onderstaande figuur een voorbeeld opgenomen hoe de jaarcyclus er op hoofdlijnen uit kan zien.

In de figuur zie je dat het jaar verdeeld kan worden in een aantal blokken, en dat elk blok een aantal werkzaamheden of activiteiten kent:

• Het einde van het voorgaande jaar en het eerste deel van elk nieuw jaar staat in het teken van Verantwoorden. Dit houdt in dat je tijdig de nieuwe waarderingsronde opstart ten behoeve van de jaarrekening. Voor de jaarrekening zul je bovendien de meerjarenbegroting moeten actualiseren. Dit alles moet ertoe leiden dat de dVi voor 1 juli wordt aangeleverd.
• Vervolgens kun je aan de slag met het Actualiseren van de strategische kaders. Met de jaarrekening beschik je bijvoorbeeld over de geactualiseerde waardering van het vastgoed en een VHE-bestand met een nieuwe peildatum (ultimo het voorgaande jaar) waarin alle realisaties van het voorgaande jaar zijn verwerkt. Deze geüpdate gegevens kun je gebruiken om de meerjarenbegroting te actualiseren. Deze versie kan vervolgens dienen als basis voor het actualiseren van je portefeuilleplan en je financiële strategie. We adviseren jaarlijks te beoordelen of actualisatie van het portefeuilleplan en de financiële strategie nodig is. Dat kan uitleenlopen van ingrijpende wijzigingen tot beperkte aanpassingen. Op basis van deze actualisaties kun je de kaders formuleren voor de op te stellen begroting.
• Naast de kaders voor de begroting is het dankzij het geactualiseerde portefeuilleplan en de financiële strategie mogelijk om een goed bod op de woonvisie te doen, dat daarna wordt uitgewerkt in Prestatieafspraken.
• Als de strategische kaders zijn geactualiseerd, zijn ook de doelstellingen voor het assetmanagement beschikbaar en kan het gestart worden met het Actualiseren van het assetmanagement. De assetmanagers dragen er zorg voor dat alle complexen de juiste complex strategieën krijgen, die opgeteld moeten leiden tot het portefeuilleplan. Hiertoe worden complexprestatieanalyses uitgevoerd en complexsessies gehouden.
• Het tweede deel van het jaar staat in het teken van Begroten. De resultaten van het assetmanagement, zijnde de complex strategieën met bijbehorend complexbeleid, vormen belangrijke input voor de meerjarenbegroting. De meerjarenbegroting wordt daarnaast verder aangevuld vanuit financiële sturing (denk aan de beheerkosten of de financiering) en getoetst aan de kaders. Vervolgens kunnen de jaarplannen worden opgesteld en de complexplannen worden geactualiseerd. Het jaar wordt tenslotte afgerond met het aanleveren van de dPi voor 15 december.

Inzicht in de doorlooptijd

De bovenstaande activiteiten bevatten elk op zich weer een aantal onderliggende werkzaamheden. Door ook de onderliggende werkzaamheden uit te werken en in de jaarcyclus in te plannen, ontstaat inzicht in de doorlooptijd van elk blok. Dit inzicht is essentieel om de verschillende werkzaamheden te laten aansluiten en de deadlines te halen. Hiermee zet je de stap van een planning op hoofdlijnen naar een detailplanning.

Ben je benieuwd hoe deze detailplanning eruitziet? Neem deel aan de sessie “Jaarcyclus vastgoed- en financiële sturing woningcorporaties” tijdens de Corporatiedag 2021 en houd onze website en/of nieuwsbrieven in de gaten voor opvolgende artikelen over de Jaarcyclus voor vastgoedsturing en financiële sturing.